| 作業流程 |
步驟說明 |
承辦單位 |
地點 |
| 檔案應用申請 |
- 民眾應用臺灣省政府(以下簡稱本府)檔案，應以書面向本府提出申請。
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- 民眾申請前，可透過本府網站(http：//www.tpg.gov.tw)參閱「臺灣省政府檔案開放應用須知」、「臺灣省政府檔案應用作業流程」及說明。
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會計室(資訊)
秘書室文書科(檔案) |
本府網站 |
- 申請方式：
- 可至本府一樓服務臺索取「臺灣省政府檔案應用申請書」，填妥後逕送秘書室文書科總收文受理收件。
- 從本府網站下載申請書，填妥後郵寄或送達本府。
- 自製書面申請者，其書面應載明下列事項：
- 申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
- 有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
- 申請項目。
- 檔案名稱或內容要旨。
- 檔號或收發文字號。
- 申請目的。
- 申請日期。
- 檔案應用，以提供複製品為原則；有使用原件之必要者，應載明其事由。
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秘書室文書科(檔案) |
一樓服務臺
本府網站 |
申請審核
及回覆 |
- 秘書室文書科總收文受理申請書後，應登錄總收文號，分文業務主管單位辦理。
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秘書室文書科 |
一樓總收文 |
- 業務主管單位應依據申請書所載事項，確認其正確性，並檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，應通知申請人七日內補正；逾期不補正或無可補正者，得駁回申請。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 受理申請，應儘速辦理，最遲應自受理之日起三十日內，以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 為提供檔案申請准駁之參考，業務主管單位應依調案程序，向秘書室文書科檔案中心(以下簡稱檔管單位)辦理調案後，依相關規定簽辦申請案件。
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各組室會
秘書室文書科(檔案) |
各該辦公室
檔案中心 |
- 業務主管單位應就檔案內容得否提供應用，擬妥「臺灣省政府檔案應用申請審核通知書」；陳請權責長官批示；必要時應先簽會該檔案所涉單位，徵詢其意見。檔案內容如有下列限制應用之情事者，得拒絕申請：
- 涉及國家機密者。
- 涉及個人犯罪資料者。
- 涉及工商秘密者。
- 涉及學識技能檢定及資格審查之資料者。
- 涉及人事及薪資資料者。
- 依法令或契約有保密之義務者。
- 有侵害公共利益或第三人正當權益之虞者。
審核通知書應載明下列事項：
- 檔案應用准駁之意旨：核准應用或部分限制應用之原因。
- 檔案應用方式、時間及處所：應用方式係指提供檔案原件或複製品供閱覽、抄錄或複製；檔案應用時間係指機關可提供檔案應用服務之時間；應用處所係指申請人到場應用檔案之地點(例如：承辦人員辦公室)。
- 檔案應用注意事項及收費標準：說明檔案應用之相關規定、檔案閱覽、抄錄或複製檔案之收費標準。
- 應攜帶之相關證明文件：如審核通知書及身分證或護照等身分證明文件。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 經審核准駁應用檔案者，業務主管單位除將審核通知書回覆申請人外，應將副本抄送檔管單位。
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各組室會 |
各該辦公室 |
| 準備檔案 |
- 申請案件經核准者，業務主管單位應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案；如為駁回者，業務主管單位應立即將所調檔案歸還檔管單位。
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各組室會
秘書室文書科(檔案) |
各該辦公室
檔案中心 |
- 核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之，在不影響資料判讀原則下，得以下列方式處理：
- 檔案可拆卷者，將不宜公開之部分抽離後提供應用。
- 檔案不可拆卷者，將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。業務主管單位應將檔案部分抽離或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單告知申請人。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 業務主管單位應備妥檔案原件或複製品併同審核通知書及檔案應用簽收單。
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各組室會 |
各該辦公室 |
閱覽抄錄
或複製檔案 |
- 申請人至本府指定處所閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示審核通知書，並將身分證明文件交由業務主管單位承辦人員(以下簡稱承辦人)暫時收管，始得進入檔案閱覽處所。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 承辦人將檔案交付申請人使用，應請其於檔案應用簽收單簽名。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為。如有發生下款所列情形者，承辦人應停止其閱覽或抄錄；其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。
- 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
- 拆散已裝訂完成之檔案。
- 攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損檔案之物品。
- 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
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各組室會 |
各該辦公室 |
| 還卷 |
- 檔案應用完畢，承辦人應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後並依前項「閱覽、抄錄或複製檔案」參、規定辦理。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 申請人應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用檔案完畢者，承辦人應先於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。申請人閱畢檔案應歸還本府承辦人，並經點收無訛後，承辦人應於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人。
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各組室會 |
各該辦公室 |
- 檔案應用完畢還卷後，申請人應至本府一樓事務科(
出納)依「檔案閱覽抄錄複製收費標準」繳納費用，並領取收據後，向承辦人取回身分證明文件；申請複製檔案者，並領取檔案複製品。
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秘書室事務科(出納) |
一樓出納 |
- 對於申請人歸還之檔案，承辦人應將先前依法不得提供之部分復原，隨即將檔案應用簽收單影本併同供閱檔案歸還檔管單位。
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各組室會
秘書室文書科(檔案) |
各該辦公室
檔案中心 |
| 檔案應用統計 |
檔管單位應依審核通知書影本及檔案應用簽收單影本所載統計檔案申請應用情形，並作成紀錄。 |
秘書室文書科(檔案) |
檔案中心 |
